Ciawi | Jurnal Inspirasi
Kepala Bagian Umum Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian (PPMKP) Rita Setiawati menuturkan pemusnahan arsip lingkup PPMKP layak menjadi kegiatan yang harus dipentingkan, karena jika melihat proses pemusnahan yang panjang mengindikasikan betapa pentingnya sebuah arsip.
“Jika melihat proses pemusnahan yang panjang, membuat kita faham betapa pentingnya sebuah arsip, “ tuturnya saat acara pemusnahan arsip di Ruang Arsip PPMKP, Kamis (20/2).
Kata Dia pemusnahan arsip in aktif sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku merupakan salah satu cara menjaga dan melindungi rahasia instansi, rahasia negara serta akan menghindarkan penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Untuk itu sosialisasi rutin ke setiap unit pengolah arsip disetiap bidang dan bagian sangat diperlukan.
Ditegaskannya, pengelolaan arsip khususnya pada seksi teknis dibutuhkan kehati-hatian, ketelitian dan kejelian karena meskipun arsip tersebut sudah puluhan tahun apabila dikemudian hari ternyata terkait permasalahan hukum, maka arsip dimaksud dibutuhkan sebagai alat bukti.
“Semoga ke depan seluruh bagian di PPMKP terutama yang mengolah arsip di setiap bagian dan bidang dapat mengerti dan mampu melakukan penataan arsip aktif serta pemusnahan arsip in aktif dengan lebih baik lagi”, katanya.
Sementara Dedi Suprianto Fungsional Arsiparis Ahli Pertama yang turut menyaksikan pemusnahan mewakili Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian (BPPSDMP) mengatakan pemusnahan arsip yang pertama dilakukan PPMKP patut diapresiasi. Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna bisa mengurangi volume arsip dan untuk efisiensi sehingga memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan, serta memberikan tempat bagi arsip yang baru. Selain itu membuat ruangan lebih nyaman karena tidak dipenuhi oleh arsip
“ Kegiatan yang dilakukan PPMKP merupakan terobosan yang luar biasa. Penyusutan arsip ini adalah hal yang harus dilakukan oleh setiap lembaga, karena jika tidak dimusnahkan arsip menjadi bertumpuk yang berimbas pada ruang kerja yang tidak nyaman, “ ujarnya.
Ia menekankan pemusnahan arsip hendaknya dilakukan setiap tahun dengan tidak mengabaikan peraturan yang berlaku dalam pemusnahannya. Setelah melalui berbagai tahapan 90 ordner arsip in aktif PPMKP yang terdiri dari 100 dokumen Bagian Umum dan Bidang Penyelenggara Pelatihan tahun 1996 – 2012 dimusnahkan. Dalam pemusnahan arsip dibuat sebuah tim yang terdiri dari pengelola arsip (staf Kepegawaian dan TU), arsiparis dan Kepala Sub. Bagian Kepegawaian dan TU sebagai Ketua Tim. Pemusnahan arsip diakhiri dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip oleh para pihak.
RG/PPMKP
