JURNAL Inspirasi – Pembenahan arsip merupakan langkah krusial dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi suatu lembaga pemerintahan. Sebagai aset negara, arsip memiliki peranan penting dalam menjaga sejarah, mendukung operasional lembaga, serta memenuhi persyaratan hukum dan regulasi.
Pembenahan arsip bukan hanya mengatur dan menyimpan dokumen, tetapi juga memastikan bahwa informasi penting selalu tersedia, aman, dan dapat diandalkan untuk berbagai keperluan khususnya dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Kualitas pengelolaan arsip juga menjadi salah satu indikator penilaian pelaksanaan Reformasi Birokrasi.
Sebagai langkah tertib administrasi pengarsipan, Kementerian Pertanian melalui Balai Besar Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian (BBPMKP) melakukan pembenahan arsip melalui penyortiran, pemilahan, dan pencacahan dokumen arsip dinamis pada Jumat (26/07/24).
Plt Kepala Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian (BPPSDMP), Dedi Nursyamsi menegaskan BBPSDMP akan terus melakukan pembinaan kearsipan serta pengawasan kearsipan internal.
Hadir dalam proses pembenahan arsip, Kepala BBPMKP, Sukim Supandi mengatakan arsip merupakan dokumen negara yang sangat penting karenanya diiperlukan pembenahan yang optimal agar proses pencarian dokumen/data menjadi mudah.
“Kita rapikan dokumen-dokumen ini, kita tata dengan baik, kita pilah-pilah dokumen yang masih ada masa retensinya dan dokumen yang belum habis masa retensinya, dokumen mana yang masih bermanfaat dan mana yang sudah tidak bermanfaat”, kata Sukim Supandi.
Dokumen-dokumen yang sudah habis masa retensinya dan sudah tidak bermanfaat akan dipisahkan dan dimasukkan ke dalam box untuk kemudian akan dimusnahkan.
Sukim Supandi menambahkan pengelolaan arsip yang baik akan menjamin ketersediaan dokumen yang otentik dan terpercaya serta menjamin keamanan dan keselamatan dokumen sebagai bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan pelayanan publik.
Pembenahan arsip penting, bertujuan untuk efisiensi operasional, yaitu memudahkan pencarian dan penggunaan dokumen yang dibutuhkan, kepatuhan hukum dan regulasi, pelestarian informasi penting, penghematan biaya, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan menjaga reputasi dan kredibilitas lembaga
Kedepannya Sukim Supandi berharap pengelolaan arsip di BBPMKP semakin lebih baik dan ditingkatkan lagi. Kegiatan pembenahan arsip dilakukan oleh pejabat fungsional arsiparis, dibantu beberapa pegawai dengan pengawasan Kepala Bagian Umum, Ketua Kelompok Substansi, dan Ketua Tim Kerja BBPMKP.
(bbpmkp)
