Ciawi | Jurnal Bogor
Sebanyak 2226 dokumen arsip lembaga dimusnahkan Pusat Pelatihan Manajemen dan Kepemimpinan Pertanian (PPMKP) Kementerian Pertanian pada Selasa (24/01). Arsip-arsip tersebut merupakan dokumen yang telah habis masa retensinya dan selesai dipertanggungjawabkan.
Menyadari pentingnya pengelolaan arsip yang benar, Kementerian Pertanian terus melakukan pengawasan internal ke UK/UPT di bawahnya demi mewujudkan keberhasilan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kementerian. Kualitas pengelolaan arsip juga menjadi salah satu indikator penilaian pelaksanaan Reformasi Birokrasi.
Menteri Pertanian, Syahrul Yasin Limpo menekankan pada seluruh jajarannya untuk meningkatkan penyelenggaraan kearsipan secara profesional sesuai dengan kaidah-kaidah yang ditentukan.
Sebelum dilakukan pemusnahan, PPMKP melalui pejabat fungsional Arsiparis telah terlebih dahulu melakukan tahapan penyeleksian dan mengajukan usulan dokumen arsip yang akan dimusnahkan untuk mendapat persetujuan dari Sekretariat Jenderal Kementan.
Hadir sebagai saksi, Rezky Yudhistira, Koordinator Kearsipan dan Tata Usaha, Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian mengungkapkan pemusnahan arsip yang dilakukan PPMKP merupakan salah satu bentuk pengelolaan arsip sebagaimana tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2011 tentang Kearsipan.
“Kegiatan pengelolaan arsip dinamis itu dimulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Nah kegiatan di PPMKP ini merupakan salah satu bentuk pengelolaan arsip, yaitu penyusutan/pemusnahan,” ungkap Rezky.
Rezky pun menjelaskan kedepannya pengawasan pengelolaan arsip akan lebih ditekankan pada penggunaan Srikandi (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi), yaitu aplikasi penyimpanan dan pendokumentasian arsip secara digital dan terintegrasi yang baru-baru ini disosialisasikan di lingkup Kementan.
“Di tahun 2023 ini, penilaian pengawasan arsip akan lebih besar ditekankan pada penggunaan Srikandi. Sosialiasi sudah kami lakukan di tahun lalu. Dan di tahun 2023 ini diharapkan dapat dimaksimalkan penggunaannya”, sambung Rezky.
Sementara itu, Kepala PPMKP, Yusral Tahir, mengatakan harapannya untuk perbaikan dan peningkatan sistem pengelolaan arsip.
“Kami harapkan, kedepannya sistem pengelolaan arsip di PPMKP bisa lebih baik lagi dan terus ditingkatkan, mengingat arsip tidak hanya merupakan dokumen kelembagaan tetapi juga aset lembaga yang harus benar-benar dijaga” kata Yusral.
Kegiatan pemusnahan arsip kali ini merupakan ketiga kalinya dilakukan PPMKP. Arsip yang dimusnahkan yatu dokumen tahun 2011-2017. Penandatangan berita acara pemusnahan arsip dilakukan oleh Kepala PPMKP, dengan saksi-saksi meliputi Kepala Bagian Umum, Subkoordinator Rumah Tangga dan BMN BPPSDMP, Koordinator Kearsipan dan Tata Usaha Biro Umum dan Pengadaan Kementan, serta Pejabat Fungsional Arsiparis.
** Nita/PPMKP
