JURNAL INSPIRASI – Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Bogor melalui Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor melakukan ekspose uji coba penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) di tiga Perangkat Daerah yakni Dinas Arsip dan Perpustakaan, Dinas Komunikasi dan Informatika dan Bagian Umum Setda Kabupaten Bogor, dalam rangka efektivitas persuratan di Kabupaten Bogor di Ruang Rapat IV Setda Kabupaten Bogor, Senin (25/10).
Sekretaris Daerah Kabupaten Bogor, Burhanudin menjelaskan bahwa, arsip atau dokumen merupakan kategori urusan wajib karena dokumentasi sangat penting, setiap pekerjaan mulai dari sarana prasarana, pembiayaan dan personal tidak terlepas dari dokumen. Ia berharap kehadiran Aplikasi SRIKANDI bisa menyelesaikan berbagai permasalahan kearsipan di Kabupaten Bogor.
“Saya ingin SRIKANDI ini bisa ter-conecting hingga tingkat Pemerintah Desa, karena arsip itu sifatnya ada arsip aktif dan arsip in aktif, dan ada yang sangat rahasia,” ungkap Burhanudin.
BACA JUGA: Pemkab Banyumas dan Perumdam Tirta Satria Kunker ke Tirta Pakuan
Sekda meminta untuk mempersiapkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas baik, untuk mendukung optimalisasi penerapan aplikasi SRIKANDI. “Agar dokumen penting dan rahasia bisa terarsipkan secara digital dengan baik, mulai dari dokumen pembangunan, perizinan, pemeliharan jalan, dan lainnya,” tuturnya.
Selanjutnya, Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor, Tb Luthfi Syam menerangkan, bahwa Arsip Nasional RI telah membuat aplikasi yang bersifat nasional yakni aplikasi SRIKANDI dan sudah menjadi kesepakatan antara Arsip Nasional, Kemkominfo, dan Kemenpan. Itu seiring dengan kewajiban baik Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah harus menerapka Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Terang Tb Lutfhy Syam menambahkan, beberapa langkah konkrit yang telah dilakukan yakni Dinas Komunikasi dan Informatika telah membuat akun 30 perangkat daerah dan kecamatan, 20 di perangkat daerah dan 10 kecamatan. Telah dibuatkan draft aspek kebijakan berupa Keputusan Bupati Bogor tentang Penerapan SRIKANDI dalam tata kelola persuratan.
BACA JUGA: 2022 Target Prioritas, DPRD dan Dinas PUPR Survei Jalan Curugbitung
Kemudian dirinya juga telah melakukan penginputan tata persuratan berupa template Tata Naskah Dinas, Kode Klasifikasi Surat, Masa Simpan Surat dan Hak Akses Surat ke dalam master data SRIKANDI sehingga ada keseragaman. Termasuk menginput semua struktur organisasi di tiap perangkat daerah sehingga dapat mempermudah.
“Termasuk melakukan Bimtek, kami juga lakukan simulasi secara terbatas di tiga perangkat daerah yakni di Bagian Umum Sekretariat Daerah, Diskominfo dan Dinas Arsip dan Perpustakaan. Kita juga mempelajari dimana titik-titik kelemahannya. Kami ingin di tahun 2022 SRIKANDI ini bisa kita terapkan di Kabupaten Bogor,” ungkapnya.
Menurut Tb Lutfhi Syam menambahkan, jika SRIKANDI sudah bisa diterapkan dan dijalankan pencarian arsip dapat dilakukan dengan cepat dan jauh lebih mudah, karena hanya dengan mengetik kata kunci sesuai arsip yang dibutuhkan, serta tidak perlu menggunakan tempat yang terlalu luas, karena SRIKANDI ini adalah sistem informasi kearsipan dinamis.
“Kalau kita tidak memulai secara digital, pertanyaan besarnya adalah kapan kita mau memulai, kalau kita tidak memulai kita harus mencari tanah lagi, kita harus membangun gedung lagi hanya semata-mata untuk menyimpan arsip,” ujarnya.
BACA JUGA: Pembangunan UPT Puskesmas Kemang 4,5 Miliar Diduga Asal, Camat Minta Dibongkar
Katanya, penerapan SRIKANDI ini tentunya memerlukan yang namanya infrastruktur pendukung, baik itu pada uji coba maupun pada pelaksanaan yang akan datang. Jika SRIKANDI ini sudah dilaksanakan akan sangat mudah, semua pemaparan sifatnya sudah digital, lalu disposisi juga sifatnya digital.
Termasuk juga yang dilakukan Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor sudah ada perpustakaan digital, di dalam perpustakaan itu sudah di-inject buku Bodas sekitar 1.907 yang merupakan bagian dari Karsa Bogor Cerdas.
**naynur’ain
