Cibinong | Jurnal Inspirasi
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor, Bidang Pembinaan Kearsipan melaksanakan monitoring dan evaluasi pengelolaan kearsipan pada lembaga pendidikan yang ada di Kabupaten Bogor. Upaya ini diharapkan dapat berjalan sesuai dengan kaidah kearsipan dan mampu mencapai hasil yang optimal.
Dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengelolaan kearsipan, Dinas Arsip dan Perpustakaan mengunjungi SMP Al Basyariah Bojonggede, Selasa (13/10). Sekolah ini berada di Jalan Raya Pabuaran yang mulai berdiri pada tahun 2004 dengan status sekolah swasta.
Kasi Pembinaan Lembaga Pendidikan, BUMD dan Organisasi, Dinas Arsip dan Perpustakaan, Komisatun menyatakan, monitoring dan evaluasi pengelolaan kearsipan diharapkan dapat berjalan secara konsisten sesuai dengan peran dan tanggungjawab yang dimiliki oleh masing-masing dalam hal ini lembaga pendidikan atau sekolahan.
“Kami berikan penjelasan tentang dasar-dasar kearsipan, peningkatan kapasitas dan tanggung jawab dalam pengelolaan kearsipan, serta peningkatan pemahaman, kemampuan dan kemandirian dalam mengelola arsip, rekaman keadaan secara lebih cermat dan akurat untuk menghasilkan program monitoring dan evaluasi pengelolaan kearsipan yang tepat sasaran dan tepat guna, ” jelas Komisatun.
Penjelasan tentang kearsipan di lingkungan Kabupaten Bogor ini mulai dari penciptaan arsip, pemberian kode penomoran surat, mengagendakan surat masuk dan keluar, alihmedia arsip hingga penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
Sementara SMP AL Basyariah Bojonggede sendiri sudah mempunyai tenaga atau petugas khusus yang mengurusi di bidang kearsipan sekolah sebanyak 1 orang sehingga kondisi arsip SMP AL Basyariah Bojonggede sudah tertata. “Ruang record center sekolah belum disediakan sehingga penyimpanan arsip-arsip sekolah khususnya arsip keuangan, kesiswaan dan laporan laporan lainnya masih bergabung dalam ruang tata usaha sekolah,” kata Komisatun.
Sedangkan arsip vital berupa buku induk, meskipun masih disimpan di ruang tata usaha sekolah, namun sudah disimpan terpisah dengan arsip-arsip umum lainnya sehingga pencarian buku induk sudah tersentral dan disimpan dalam lemari yang terkunci. “Untuk arsip vital sekolah berupa akta pendirian sekolah, hasil akreditasi sekolah dan lain-lain, sudah tersimpan berbeda di ruang kepala sekolah,” jelasnya.
Adapun dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar SMP AL Basyariah Bojonggede menggunakan media buku agenda, namun tidak terdapat kartu kendali masuk atau kartu kendali keluar. Lembar disposisi sudah digunakan di sekolah tersebut sebagai sarana bantu komunikasi pimpinan kepada bawahan secara tertulis.
“Sarana prasarana kearsipan sudah memadai dalam mendukung kegiatan kearsipan. SMP AL Basyariah Bojonggede berencana pindah ke gedung baru dan diharapkan dapat menyediakan ruangan record center sekolah,“ pungkasnya.
Frast|*
